デスクの整理整頓でデキる人になろう!デスク周りの整理術

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皆さん、職場のデスクはきれいに片付いているでしょうか?
忙しくて片付けが出来ないなんて人もいるかと思います。

しかし、デスク周りが散らかっていては、仕事の無駄が発生して更に忙しくなってしまうことでしょう。
逆にいえば、デスク周りをきれいにすることで、無駄がなくなり仕事がスムーズに進むようになるのです。

デスクが散らかっている人も整理整頓で、効率の良い❝仕事がデキる人❞になりましょう!

今回は少しのアイデアで、デスク周りがきれいに保てる整理術をご紹介します。

 

仕事の無駄が発生している

「デスクが散らかっていても仕事に大した影響はないだろう」と思う方がいるかもしれません。
確かに、一つ一つの作業の中の無駄は少しのことかもしれませんが、それが毎日続けば塵も山となりバカにならないほどの損害になってしまいます。

例えば、必要な書類を探すとき、デスクが散らかっていれば探すのに時間が掛かってしまいます。
きちんと整理してあればすぐに取り出すことができ、その後の作業もスムーズに進むでしょう。

きちんと管理されていなければ、必要な資料を間違えてしまう可能性もあるのです。
そうなれば、時間の無駄だけには収まりません。

片付けをしなければ、仕事の無駄が発生し、利益の損害になっていることを理解しなければいけませんね。

今日必要なもの以外デスクの上に置かない

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デスクの上に置きっぱなしになっている書類の中で今日必要なものはどれだけあるでしょうか。
一日で使うものはそれほどないはずです。
書類が山積みになっていれば、それだけスペースの無駄です。

デスクの上にはパソコンと電話、今日必要なものだけを置けば、やることが明確になりすぐに仕事に取り掛かれます。

置きっぱなしの書類はいらない

デスクに置きっぱなしになっている書類のほとんどは捨てても問題ありません。
置きっぱなしになっている時点でそれほど大事ではありません。
本当に重要なものなら引き出しの中に入っているし、データならパソコンの中に入っています。

「いつか必要かもしれない」と思っても、実際はほとんど使う事はなく、捨てても困りません。
なので、書類は確実に必要なものだけを残すようにしましょう。

期限を決めて捨てる

「今使う物」「要らない物」ははっきり分かると思いますが、「いつか使う物」は捨てることに躊躇してしまいます。
そこで、「いつまでに使うか」と期限を設けることで判断していきます。
いつか使うことが分かっているなら、期限を決めてそれを過ぎたら処分するようにするのです。

使わずに期限を過ぎた場合は、即座に捨てるようにします
そうすれば迷いがなくなりすんなり処分できるようになります。

書類は積み上げないように管理する

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仕事に必要な書類をデスクの上に積み上げてしまうと、時間が経つにつれて必要がなくなっていき、下の方は「要らない物」が溜まっていきます。
物を積み上げて管理すると、このように要らない物がどんどん溜まって、あっという間に散らかってしまいます。
なので、物は積み上げないように管理する必要があるのです。

例えば、書類を入れるトレーを2つ用意します。
一つは、その日の書類を受けるトレーです。
一日の始まりは、空からスタートして、その日入ってくる書類をトレーに入れます。
入ってきた順に処理し、不要なものはすぐに捨てて、保存が必要なものは分類したファイルに閉じればデスクの上から書類はなくなります。

もう一つは、すぐに取り掛かれない書類を入れるトレーです。
案件ごとにクリアフォルダなどで分けておけば分かりやすくなります。
また、付箋を貼って、処理する期限を書き込んでおけば、予定も立てやすくなり効率よく仕事ができます。
そして、用が済めば処分すればいいのです。

このように整理すれば、必要な書類だけが残り、むやみにものが溜まることはありません。

使う頻度で置き場所を決める

デスク周りの物には、「よく使うもの」から「めったに使わないもの」まであると思います。
「よく使うもの」ならデスク周りに置けばいいのですが、「たまに使うもの」や「めったに使わないもの」はデスク周りに置く必要はあるのでしょうか。
あまり使わない物も置いてしまっては、スペースの無駄になりますし、散らかる原因にもなります。

なので、ものは使う頻度に応じて置き場所を決めると、無駄がなくなります。

「よく使うもの」はデスクの引き出しに。
「たまに使うもの」は少し離れたキャビネットに。
「めったに使わないもの」は倉庫や資料室に。

このように、分ければいいでしょう。

また、書類の保管も同様です。
重要な書類でも時間が経てば使う頻度は少なくなります。
なので、書類を月別にフォルダに分けて、新しい月3か月分だけを手元に残し、後はキャビネットに収納します。
月が変われば、新しいフォルダを手元に作り、古い月のフォルダは一つキャビネットに移す流れを作れば、これ以上手元に増えることはありません。

キャビネットに収納するフォルダは、1年分だけ収納し、最も古くなったフォルダは同じように倉庫や資料室などに保管すればいいのです。

物の置き場所を決める

デスク周りの物は、一つ一つ置き場所を決めてやると取り出すときに探す時間が無くなりますし、片付けもしやすくなります。
例えば、右上の引き出しは文房具類を入れ、その中でも細かく位置を決めておくのです。
また、ボールペンやノートなど必要以上に増えてしまいがちなものは、必要な数を明示しておくことも無駄なものが増えないするために効果的です。
明示することは、片付けの意識付けに多大な効果をもたらしてくれます。

写真で見える化

全体の物の置場を明示するのに写真を使うと、文字よりも分かりやすく示すことができ、片付けがしやすくなります。
デスク周りがきれいに整理された状態を写真に撮り、それをデスク上の見やすい場所に掲示しておきます。
そうすれば、作業が終わった後、写真通りに戻そうと意識出来るので、片付けの行動を起こしやすくなります。

片付け・掃除の時間を設ける

一日のどこか短時間で良いので片付け、掃除の時間を設けると、きれいに保つことができるようになります。
「始業してからの5分間」や「終業前の5分間」など業務の中に組み込みます。
少しの時間だけなら業務に支障が出ることもありません。
むしろきれいに保つことは仕事の効率の維持になります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
職場での片付けは、自宅のそれとは違い、仕事の効率をよくするためのものです。
片付けが苦手な人でも、デスク周りをきれいに整理整頓し、無駄のない作業ができることを実感できれば、その後も維持できるようになります。
また、片付けが出来るようになるには、片付けるようにする「仕組み」がなければ維持することが難しいので、これらの方法をぜひ試してみてください。

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